El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario del COPNIA que firma la comunicación debe ir en negrilla.
PÁGINA SUBSIGUIENTE: la calidad, el color y el tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubicará a 2 cm del borde superior de la hoja, está constituido por el número de la página contra el margen derecho de letra Tahoma No 10.
El primer renglón de las páginas subsiguientes se iniciará a 3 cm del borde superior de la hoja con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo aparezca la firma del remitente, deberá desplazarse el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación. Utilizar la papelería diseñada para páginas SUBSIGUIENTES.
DESPEDIDA: expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto (Atentamente o Cordialmente o Sinceramente). Despedidas con frase de cortesía terminada en punto: - Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta., etc.
REMITENTE: el nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida en negrilla. El cargo se anota en la línea siguiente con Mayúscula inicial al bloque izquierdo, sin centrar.
LINEAS ESPECIALES: se escriben en Tahoma N° 8 la palabra “Anexo”, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo
Anexo: diez (10 folios) o (dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra “Copia”, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. A dos espacios más se identifica al funcionario que proyecta y si es necesario se colocan a renglón seguido el nombre y cargo del funcionario que revisó el documento antes de la firma.
