CIERRE OPERACIONES DICIEMBRE 2020:
1. Sindicatura, debe realizar sus cierres a más tardar el día cuatro (04) de enero de 2021. Hasta esta fecha registrar recaudos y pagos registrados en bancos, operaciones especiales como acuerdos y recaudos de cartera morosa, causaciones de intereses sobre financiaciones, cálculo y registro del deterioro y castigo de cartera en cumplimiento de las políticas establecidas para este concepto.
2. Gestión del Talento Humano, a más tardar el día dieciocho (18) de diciembre de 2020 confirmar el cierre, incluida la consolidación de prestaciones sociales y aportes a seguridad social. Actualizar e informar dentro de este plazo las incapacidades a cobrar a EPS´S y ARL´S. Deben revisar con contabilidad que la información sea consistente y elaborar las conciliaciones que han sido solicitadas por la Revisoría Fiscal, teniendo como base los estados de cuenta que expidan las entidades de salud.
Deben emitir el informe detallado de cartera presunta para conciliación y registro en contabilidad.
3. Adquisiciones y Suministros para inventarios y activos fijos debe acogerse al plazo señalado en el numeral 5, para entrega de documentos a la Oficina de Presupuesto, por lo que solo podrán recibir documentos de sus proveedores hasta el día nueve (09) de diciembre de 2020 a las 4:00 p.m.
4. Posgrados debe formalizar las cuentas de cobro de diciembre 2020 por docente, verificando que cumpla con los aportes a la seguridad social y cumplir con el plazo de entrega a presupuesto. Deben radicar todas las cuentas de cobro que correspondan a servicios prestados en el año 2020, no se podrán dejar cuentas para el próximo año.
5. El plazo para radicar las facturas, cuentas de cobro y otros documentos para pago en la Oficina de Presupuesto es hasta las 11:00 a.m., del día once (11) de diciembre de 2020.
6. Contabilidad recibirá de Presupuesto los documentos hasta las 4:00 p.m. del día dieciséis (16) de diciembre de 2020. Los que no se radiquen en estos plazos, se recibirán a partir de la primera semana de enero de 2021 y deberán venir con fecha de este último año.
PROCESOS ESPECIALES DE CIERRE ANUAL:
1. Legalización de anticipos: Todos los funcionarios, deberán dejar legalizados sus anticipos a más tardar el seis (06) de diciembre de 2020. Los anticipos a proveedores y contratistas por norma internacional, deben ser legalizados por los líderes de las áreas responsables a más tardar el nueve (09) de diciembre de 2020.
2. Recibos de servicios públicos y privados: Para evitar las glosas que anualmente emite la Revisoría Fiscal, los líderes de las áreas de Planta Física y TIC, deben gestionar y radicar en presupuesto todos los recibos que correspondan a la vigencia 2020, de tal manera que en 2021 no se asuman gastos que correspondan a la presente vigencia. Los recibos que correspondan a consumos del mes de diciembre serán recibidos hasta el día cuatro (04) de enero de 2021. Si no es posible disponer de los recibos de algunos servicios, los líderes de las áreas señaladas deberán hacer una estimación del gasto correspondiente a diciembre 2020 y remitirlo al Departamento de Contabilidad para el registro de la provisión contable respectiva. Al cierre anual no puede quedar ningún servicio sin que su gasto total del año 2020 quede registrado en la contabilidad.
3. Toma física de inventarios Adquisiciones debe registrar el resultado de la toma física de inventarios y activos fijos a más tardar el nueve (09) de diciembre de 2020, de acuerdo con el cronograma definido y aplicar el test de deterioro para activos fijos. El proceso finalizará con el cálculo del deterioro, la entrega del respectivo informe aprobado por Auditoría Interna para posterior registro en sistema ORACLE.
Emitir el concepto de avalúo técnico para los activos fijos. Es preciso señalar que la vigencia de los avalúos es de cinco (5) años.
El CRAI - Biblioteca debe realizar la aplicación del test de deterioro para el CRAI, a más tardar el nueve (09) de diciembre de 2020.
4. Cajas menores sindicatura
a. Realizar la legalización de los fondos en moneda nacional el día dieciocho (18) de diciembre de 2020 y registrar el reembolso respectivo, los excedentes consignarlos en la cuenta bancaria correspondiente y adjuntar el comprobante de consignación a los documentos de reembolso.
b. El reembolso de las cajas menores se girará por el monto total de la misma en el mes de enero de 2021.
5. Arqueos físicos (17 de diciembre de 2020). Los líderes de cada área en compañía de la Oficina de Auditoría deberán realizar los arqueos correspondientes.
• Caja General
• Caja Sindicatura
• Caja Parqueaderos
• Cajas Menores
• Inversiones
• Fondos en Moneda Extranjera.
Copia de estos arqueos debe ser remitida al Departamento de Contabilidad.
6. Oficina Jurídica: Entregar el informe de procesos judiciales el día dieciséis (16) de diciembre de 2020 al Departamento de Contabilidad valorados bajo norma internacional, junto con los informes que los apoderados deben emitir a esa fecha, tal como lo ha solicitado la Revisoría Fiscal.
7. Sindicatura: En conjunto con Contabilidad efectuar la revisión de las cuentas por cobrar y otros pasivos por concepto de polígrafos de matrículas, descuentos y otros conceptos, la causación de intereses a cierre de año, calcular y registrar el deterioro de cartera y verificar la amortización de ingresos diferidos (matrículas y descuentos) para el segundo semestre de 2020 y lo correspondiente al primer semestre 2021 que debe trasladarse al ejercicio 2021.
Verificar y valorar el portafolio de inversiones con sus intereses a 31 de diciembre de 2020 de acuerdo con norma internacional, cuyos saldos deben corresponder a los arqueos físicos que se efectúen.
Registrar correcta y oportunamente los movimientos en las cuentas de bancos por los recaudos, pagos y demás ajustes, al igual que las fiducias, con el fin de minimizar las partidas conciliatorias en excepción, que son objeto de glosa por parte de la Revisoría Fiscal.
De manera conjunta con el Departamento de Contabilidad, dejar evidencia de las conciliaciones de los módulos REC, cuentas por cobrar, créditos, polígrafos de matrículas y verificar el cuadre de las conciliaciones bancarias.
8. Registro y control: Debe suministrar con fecha treinta y uno (31) de diciembre 2020, informe detallado de los polígrafos emitidos de matrículas correspondientes al primer semestre de 2021, descuentos aplicados, reversiones y anulaciones realizadas hasta final de año 2020.
Recomendaciones:
1. No dejar para último momento el trámite para el pago de documentos de sus proveedores de bienes y servicios.
2. Aportar documentos originales, sin tachones ni enmendaduras con el cumplimiento de todos los requisitos legales, para el trámite oportuno de los distintos compromisos de la Universidad.
3. Utilizar el formato de cuentas por cobrar actualizado y que se encuentra publicado en la intranet.
Debido a los plazos establecidos a nivel central para cierre 2020, no se recibirán documentos para pago después de las fechas establecidas en la presente comunicación.
